こんにちは。WEBONDの伊禮（イレイ）です。
このたび、代表ブログを開設しました。代表ブログでは、私の事業やクライアントへの想いなどを発信していく予定です。
沖縄県沖縄市を拠点に活動しているホームページ制作事業です。県内外問わず、個人事業主や中小企業向けのホームページ制作・運用のお手伝いをさせていただいております。
発信内容もしっかり練ったものではなく、思いのままに文字に起こしていきます。よろしくお願いします。
台風6号の被害は大きかった
2023年8月1日〜6日までの約1週間、台風6号（カーヌン）によって沖縄県は多大な被害を被りました。
- 住宅（倒壊・停電・断水）
- 道路（冠水・倒木）
- 車（横転・破損）
最大で930hPaという非常に大きな台風です。近年、沖縄に直撃した台風の中でもっとも大きい台風だったと思います。
さらに台風6号は、沖縄本島を通過したあとにUターンの動きを見せました。被害から復旧する前に、同じ台風が直撃したため強烈でした。
私たちも停電により、2日ほど業務が停止しました。ここからは、緊急事態にとった対応を紹介します。ホームページ制作事業として、最低限のマナーなので参考になれば幸いです。
緊急時にとるべき最低限の対応
台風6号の被害を受けた私たちの対応は、おもに下記です。
- 業務の確認
- クライアントへの状況報告
- スケジュール調整
- 復旧の報告
- 通常業務へ戻る
記録として、頭の中の整理として記載します。
緊急時の対応① 業務の確認
緊急事態になったとき、まずはじめに業務の状況を確認します。普段からタスク整理をしているためスムーズでしたが、特に注意するのは「全体のタスク量」「タスクごとの期日」です。
- 全体のタスク量
- お問い合わせ段階のご依頼〜進行中の業務まで、すべてをタスクを確認します。何件あって、私たちで止まっているタスクがないかを把握します。
- タスクごとの期日
- 把握したタスクの期日を確認します。
緊急時の対応② クライアントへの状況報告
タスク量と期日が明確になったら、優先順を決めてクライアントへ報告します。伝える項目は下記です。
- 被害状況を簡潔に
- タスクの近況
- 復旧の目安
被害状況は業務が停止していることが伝わればよいので、詳細まで話す必要はありません。クライアントの時間を奪わないよう、簡潔にまとめるのが重要です。
クライアントも被害にあっている可能性があれば、近況をお伺いします。クライアント側に余裕がない状況なら、最小限のコミュニケーションでOK。
タスクの近況を伝えておくと、進捗がわかるのでクライアントに安心を与えられます。復旧の目処が経っていれば報告して伝えておきましょう。
緊急時の対応③ スケジュール調整
復旧の目処が立っていれば、いつごろ対応できそうか報告します。すぐに進行できない状況のため、スケジュールの調整を打診しましょう。
ご依頼の緊急度によって、調整の幅は異なります。他のタスクとの兼ね合いを考慮しながら、バランスのよい調整をすることが重要です。
緊急時の対応④ 復旧の報告
被害から復旧したら、クライアントへ近況報告をしましょう。具体的にいつ頃から稼働して、タスクを終える予定日も明確にしてください。
クライアントとの関係性によって、報告媒体を選べばOKです。LINEやInstagram、メール・電話など最適な方法を選択してください。
緊急時の対応⑤ 通常業務へ戻る
緊急事態が落ち着いたら、通常業務に戻ります。
緊急事態は安心を与えることを優先する
台風などの緊急事態によって、業務に支障がでることがあります。大変な状況ですが、自身の安全を確保したらクライアントへの状況報告をすることが重要です。
早めに連絡をすることで、クライアントへ安心を与えられます。
- 近隣のクライアントなら被害に遭っているかしれない
- 県外のクライアントならあなたの心配をしているかもしれない
- 依頼している業務の進行に支障がないか不安かもしれない
どんな状況でも、連絡するだけで不安感は軽減されます。
『緊急時には、その人の本来の姿が出る』と言われます。緊急時の対応によって、信頼関係が構築できたり、安心を与えることにつながります。
自身や家族の安全確保が最優先ですが、落ち着いたらクライアントの不安解消を心がけてください。もちろんこのブログは、私自身へのメッセージとしても記録しています。
